Das neue ABC der idealen Vertriebsplanung – Teil 2
Im ersten Teil der Serie haben wir besprochen, warum nicht alle Kunden gleich sind – und weshalb daher eine provisionsorientierte Vertriebsplanung zwar für Umsätze sorgt, aber oft nicht für nachhaltigen Verkaufserfolg. In diesem zweiten Teil erhalten Sie nun eine ganz praktische Einleitung, um Ihr Kunden-Portfolio zu analysieren. Teil 3 in der kommenden Woche zeigt dann noch einmal detailliert auf, was Vertriebsleitung und Management tun können, um die entsprechenden Strukturen für eine gute, strategische Vertriebsplanung zu schaffen.
Was sind Ihre A-, B- und C-Kunden? Die ABC-Analyse liefert schnell Aufschluss. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Microsoft Excel in wenigen Minuten eine solche ABC-Analyse erstellen. Dabei werden sowohl die Grundvoraussetzungen an die benötigten Daten beschrieben, als auch die genaue Vorgehensweise in Microsoft Excel. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie die Ergebnisse interpretieren.
Sämtliche Screenshots stammen aus Microsoft Excel 2013. Die Menüführung in den Versionen 2010 und 2007 ist weitgehend identisch, die benutzen Formeln sind es in allen Fällen. Die Menüführung in der Version 2003 und früheren Versionen unterscheidet sich deutlich; die benutzen Formeln sind jedoch auch hier gültig.
Beispieldaten: Zehn Werte für die Übersicht
Zur besseren Übersichtlichkeit haben wir ein Beispiel mit lediglich zehn Werten gewählt. Sämtliche benutzen Formeln sind jedoch so ausgelegt, dass Sie sie auf Datenmengen beliebiger Größe anwenden können. Ein Ändern der Formel ist, soweit die Spaltenreihenfolge eingehalten wird, nicht notwendig. Auch erhöht sich der Zeitaufwand für größere Datenmengen nur marginal.
Schritt 1: Ausgangsdaten ermitteln
Im ersten Schritt sind die Daten, die in die Analyse einbezogen werden sollen, auszuwählen. Folgende Informationen müssen Sie bestimmen:
- Gegenstand der Untersuchung, z.B. Produkte, Kunden, Länder, etc.,
- Zeitraum der Untersuchung, z.B. ein Tag, eine Woche, ein Monat, ein Jahr, etc..
- Maß der Untersuchung, z.B. Verkaufsmengen, Umsatz, Lagermengen, Produktionsmengen, etc.
Im nachstehenden Beispiel haben wir als Gegenstand zehn Produkte aus der Warengruppe Lebensmittel eines Supermarkts ausgewählt. Für den Zeitraum der Untersuchung ist eine Woche (Montag – Samstag) angesetzt. Als Maß der Untersuchung dient die Verkaufsmenge in Stück.
Abbildung 1: Verkaufsmenge pro Stück und Tag (Klick auf das Bild zeigt es in vergrößerter Ansicht)
Schritt 2: Aufbereitung der Daten
Im zweiten Schritt werden die Verkaufsmengen pro Tag aufsummiert. Dazu nutzen wir in einer neuen Spalte den folgenden Befehl:
|
=SUMME(B3:G3) |
Abbildung 2: Einfügen der Summen pro Woche (Klick auf das Bild zeigt es in vergrößerter Ansicht)
Anschließend übertragen wir den Befehl, z.B. per Copy & Paste, in die Zellen H4 bis H12. Darauf folgend ersetzen wir die Formel in der Spalte ‚Summe‘ durch die tatsächlichen Werte:
- Markieren aller Werte in Spalte H.
- Kopieren der Werte in Spalte H.
- Rechtsklick in Zelle H3.
- Im Menü ‚Einfügeoptionen‘ die zweite Schaltfläche von links auswählen (siehe folgender Screenshot).
Abbildung 3: Formeln mit Werten ersetzen (Klick auf das Bild zeigt es in vergrößerter Ansicht)
Im Anschluss daran können Sie die Spalten B bis G entfernen.
Schritt 3: Vorbereiten der ABC Analyse
Zu Beginn von Schritt 3 sollte die Tabelle wie folgt aussehen:
Abbildung 4: Tabelle als Ausgangsbasis für die ABC Analyse
Als Erstes sortieren wir nun Spalte B ‚Summe‘ absteigend. Dazu gehen wir wie folgt vor:
- Markieren der Zelle B3 (erster Wert in der Tabelle).
- Öffnen des Menüs ‚Daten‘.
- Auswahl der Schaltfläche aus dem Untermenu ‚Sortieren und Filtern‘.
Abbildung 5: Tabelle, nachdem die Werte in absteigender Reihenfolge sortiert wurden (Klick auf das Bild zeigt es in vergrößerter Ansicht)
Schritt 4: Ermittlung der ABC-Rohdaten
Jetzt ermitteln wir die ABC-Rohdaten. Dazu wird berechnet, zu wie viel Prozent der Gesamtverkäufe ein jedes Produkt beiträgt. Das Ergebnis wird dabei als laufende Summe von oben nach unten berechnet. Folgende Formel fügen wir in Zelle C3 ein und kopieren sie anschließend in die Zellen C4 bis C12:
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=SUMME($B$3:B3)/SUMME($B$3:$B$12) |
Der erste Teil ‚SUMME($B$3:B3)‘ dient dazu, die laufende Summe der Verkaufsmengen in Spalte B zu berechnen. Dabei werden die Zeichen ‚$‘ benutzt, um den Anfang der laufenden Summe ($B$3) zu fixieren. Mit jeder neuen Zeile wird sich das Ende der laufenden Summe (B3) um eine Reihe nach unten verschieben. Der zweite Teil ‚SUMME($B$3:$B$12)‘ berechnet die gesamte Verkaufsmenge aller Produkte. Die Zeichen ‚$‘ werden dazu benutzt sowohl den ersten Wert (Zelle B3), als auch den letzten Wert (Zelle B12) der laufenden Menge zu fixieren. (Siehe nachstehender Screenshot mit Beispiel für Zelle C9) Im Anschluss daran sollte die Tabelle wie folgt aussehen: Abbildung 6: Tabelle nachdem die laufende Summe in % ausgerechnet wurde. Die laufende Summe über alle Produkte entspricht 100%. Ob die Kalkulationen richtig ausgeführt wurden, erkennen Sie daran, dass der letzte Wert (Zelle C12) den Wert ‚1‘ – 100% – anzeigt. Im letzten Schritt werden die ABC-Rohdaten in die ABC-Faktoren übersetzt. Das folgt dieser Logik: Dies erreichen wir durch eine geschachtelte ‚WENN‘ Funktion, die in Spalte E eingegeben wird: =WENN(C3<=0.8,”A”,WENN(C3<=0.95,”B”,”C”))
Der erste Teil ‚WENN(C3<=0.8,”A”‘ überprüft, ob ein Wert in Spalte C kleiner oder gleich 0.8 ist. Wenn dies der Fall ist, gibt die Formel das Ergebnis ‚A‘ aus. Sollte dies nicht der Fall sein, wird die zweite ‚WENN‘ Funktion ausgeführt. Der zweite Teil ‚WENN(C3<=0.95,”B”,”C”)‘ überprüft, ob ein Wert in Spalte C kleiner oder gleich 0.95 ist. Wenn dies der Fall ist, gibt die Formel das Ergebnis ‚B‘ zurück, andernfalls den Wert ‚C‘. Im Anschluss daran sollte die Tabelle wie folgt aussehen: Abbildung 7: Endergebnis Die Analyse zeigt auf, dass 2 der 10 Produkte für mehr als 80% der Verkaufsmenge verantwortlich sind. Weiterhin zeigt sie, dass 5 Produkte insgesamt 95% der Verkaufsmenge erbringen. Die verbleibenden 5 der 10 Produkte bringen weniger als 5% der Verkaufsmenge ein.
Schritt 5: Ermittlung der ABC Faktoren
Schritt 6: Interpretation des Ergebnisses
Haben Sie dazu Fragen? Dann stellen Sie sie gerne in den Kommentaren unter diesem Beitrag!
Der Autor: Dirk Liebich ist Managing Director und Gründer von Digital Tempus. Digital Tempus betreut mit Standorten in den USA und in Europa weltweit agierende Unternehmen und Konzerne in der Vertriebs- und Operationsplanung.
Toller Artikel. Gutes Beispiel und dazu einfach erklärt.
Danke.