Vertriebsplanung, wie sie auch sein könnte

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Das neue ABC der idealen Vertriebsplanung – Teil 1

Vertriebsoptimierung heißt aus Sicht des einzelnen Vertriebsmitarbeiters oft einfach: Provisions-Maximierung. Das ist selten wirklich im eigenen Sinne und auch nicht im Sinne des Unternehmens – selbst wenn es zunächst einmal Umsätze bringt. Am allerwenigsten trägt eine solche Denke zu einer guten, strategischen Vertriebsplanung bei; weder für den einzelnen Vertriebler, das gesamte Team und am wenigsten für das Unternehmen. Vertriebsleitung und Management müssen die erforderlichen Schritte tun, damit das ganze Unternehmen und jeder Einzelne die Kundenstruktur besser versteht und dieses Wissen für den Verkaufserfolg nutzt. Aber die Initiative kann auch vom Vertriebsmitarbeiter ausgehen.

In dieser dreiteiligen Serie zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie zu einer wirkungsvolleren Vertriebsplanung gelangen, indem Sie die Struktur des Kundenportfolios neu bestimmen und die Kundenverteilung sowie die Provisionen entsprechend optimieren. 

Die meisten Unternehmen dieser Welt haben Planungssysteme. Doch in den seltensten Fällen sind diese so angelegt, dass die Vertriebler ein Gefühl dafür bekommen, wie ihre Kundenstruktur ist. Die ABC-Analyse bietet hier eine praktikable Lösung. Mit einer Tabelle, die Sie in wenigen Minuten anlegen, finden Sie heraus, welche Ihrer Kunden A-, B- und C-Kunden sind. Das ist wichtig für die Vertriebsstrategie. Denn so finden Sie jenseits von unmittelbaren Verkauserfolgen und Provisionsbeträgen heraus, wer mittel- bis langfristig Ihren Verkaufserfolg sichert. Das bedeutet eine neue Einsicht in das eigene Kunden-Portfolio.

Das heißt aber auch: Umdenken ist gefragt. Spätestens, wenn die neuen Erkenntnisse vorliegen, müssen Vertriebler mit der Vertriebsleitung sprechen. Wenn klar ist, dass der Erfolg auch jenseits von kurzfristigen Erfolgen und Provisionen stattfindet, ist es an der Zeit, die Vertriebsziele neu festzulegen. Wahrscheinlich müssen zumindest einige Kunden neu zugeordnet, das Risiko muss anders verteilt werden.

Die heute in den meisten Unternehmen implementierte Planungs- und Vertriebspraxis folgt häufig den folgenden Regeln:

  1. Vertriebler haben ihre Verantwortungsbereiche und Kunden und kümmern sich um diese nach bestem Wissen und Gewissen. Die Zielsetzung lautet:  Erreichung der unternehmerischen Vorgaben und der damit verbundenen persönlichen Bonusziele.
  2. Der Planer macht die übliche, systemgestütze Planung, hat die eine oder andere Besprechung mit den entsprechenden Vertriebskontakten und übermittelt dann seine Zahlen.
  3. Im besten Fall werden nun alle Angaben während des monatlichen S&OP-Meetings angeschaut, überprüft und entschieden. Danach gehen die Dinge aber nun den bekannten Weg. Jeder für sich, Gott für uns alle.

So etabliert diese Methode ist, so gut sie funktionieren mag, es gibt Bereiche, die verbessert werden können. Zum Wohle des Unternehmens und der Vertriebsmitarbeiter.

Der folgende Ansatz sei dem Planer ans Herz gelegt, da er das Verständnis für “Wichtigkeit” und die Relationen im Kunden-Portfolio herstellt. Dem Vertriebler sei er empfohlen, weil er dessen ureigensten Interessen dient: die eigenen Vertriebszielezu erreichen und mit der verfügbaren Zeit so effizient wie möglich umzugehen.

Nicht alle Kunden sind gleich

Wer Kunden über einen Kamm schert und rein nach den jeweiligen Umsatzzahlen beurteilt, bekommt kein realistisches Bild von der Kundenstruktur. Wie aber können wir eine schnelle Übersicht gewinnen?

Das Mittel zum Zweck heisst ABC- oder Pareto-Analyse. In diesem Fall pro Vertrieblerportfolio ausgeführt. Die Summe der Wertstellung aller Kunden von Vertriebler x entspricht 100%. Welche 20% meiner Kunden machen 80% meines Umsatzziels aus?

Auf Basis dieser recht einfachen Rechnung kann jeder Vertreter seinen monatlichen Planungsaktionsplan erstelle und die Frage klären:

  • Um welche Kunden kümmere ich mich wann und wie lange?
  • Welche Kunden benötigen besondere Aufmerksamkeit?

Die ABC-Analyse (auch bekannt als Paretoanalyse)

Im zweiten Teil dieser Serie erhalten Sie daher eine genaue Anleitung für die ABC-Analyse

Im ersten Schritt sind die Daten, die in die Analyse einbezogen werden sollen, auszuwählen. Folgende Informationen müssen bestimmt werden:

  • Gegenstand der Untersuchung, z.B. Produkte, Kunden, Länder, etc.,
  • Zeitraum der Untersuchung, z.B. ein Tag, eine Woche, ein Monat, ein Jahr, etc..
  • Maß der Untersuchung, z.B. Verkaufsmengen, Umsatz, Lagermengen, Produktionsmengen, etc.

Sammeln sie ruhig schon einmal. In der kommenden Woche können Sie dann alle Parameter in eine Tabelle eintragen, die Sie selbst erstellen.

Sie wollen mehr tun?

Die “Pro Vertriebler”-Liste wird ergänzt um eine “Tender Loving Care”-Liste (TLC), welche vom Führungsteam in enger Zusammenarbeit mit dem Vertrieb erarbeitet wird. Besondere Kunden werden für eine zu definierende Zeitspanne auf diese Liste aufgenommen und genießen besondere Aufmerksamkeit.

Wichtig hierbei ist, dass alle Vertriebler ihre Planungsaufwendungen (Zeit) pro Kunde und Monat genau messen. Auf diese Weise kann nach einiger Zeit überprüft werden, ob die Zeit auf die “richtigen” Kunden verwendet wurde.

Um nicht noch mehr Planungsdynamik in das bestehende Geschäft zu bringen, sollte die TLC-Liste allerdings nur nach einem sinnvollen Zeitraum und mit guten Gründen verändert werden, zum Beispiel alle 3 Monate. Dieser Zeitraum sollte im Einklang mit den intern verwendeten Bewertungszeiträumen stehen, beispielsweise 6 Monate bei Six-Sigma Prozessen. Indem eine definierte Zeitspanne genutzt wird, bewirken Sie bereits eine gewisse Eigenglättung der bestehenden Marktdynamik.

Die monatliche Vertriebsplanung läuft nun etwa so wie im Folgenden geschildert:

  1. Überprüfung und Abgleich der bestehenden TLC-Liste mit allen Verantwortlichen
  2. Erstellung der ABC-Analyse pro Vertriebler und Hinzunahme der TLC-Klassifizierung
  3. Kontrolle der aufgewendeten Zeit pro Kunde und Vertriebler, im Abgleich mit der ABC-Liste des letzten Monats und ggf. Korrekturmaßnahmen
  4. Ansicht der bestehenden Vertriebs- und Planungsperformance, relativ zu den bestehenden Vorgaben.

Ziel

  • Steigerung der Vertriebseffizienz
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit (mindestens bei den wichtigen Kunden)
  • Erreichung der persönlichen Bonusziele.

… und nun geht es in die konkrete Umsetzung!

Im dritten Teil dieser Serie werden wir uns noch einmal auf die Führungsetage fokussieren. Wir zeigen, was der Vertriebsleiter tun kann, um seine Vertriebler so aufzustellen, dass bonusorientiertes Vertriebsdenken und damit Planungsdynamik minimalisiert werden. Doch zunächst einmal: Im Teil 2 erhalten Sie in der kommenden Woche eine ganz praktische Einleitung, um die genannten Empfehlungen mit Bordmitteln ganz einfach umzusetzen. Dafür zeigen wir Ihnen, wie Sie eine ABC-Analyse erfolgreich in Microsoft Excel anlegen. – Sie wollen diesen und weitere Beiträge automatisch erhalten? Dann nutzen Sie doch einfach das E-Mail-Abo gleich rechts hier in der Seitenleiste.

Haben Sie dazu Fragen? Dann stellen Sie sie gerne in den Kommentaren unter diesem Beitrag!

Der Autor: Dirk Liebich ist Managing Director und Gründer von Digital Tempus. Digital Tempus betreut mit Standorten in den USA und in Europa weltweit agierende Unternehmen und Konzerne in der Vertriebs- und Operationsplanung.

Kontakt: magazin@digitaltempus.comwww.digitaltempus.de

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