“Ja, mach nur einen Plan …” – Warum Planungstools heute unverzichtbar sind

“Ja, mach nur einen Plan …”, schlug bereits Bert Brecht in der Dreigroschenoper vor, um schließlich zu folgern: “…  gehen tun sie beide nicht.” Wir können also festhalten, dass das Leben voller Unwägbarkeiten ist. Doch gerade deswegen kann sich unternehmerischer Erfolg nur dann einstellen, wenn er gut geplant wird. Nur dann sind Firmenleitung und Mitarbeiter auch auf das Unvorhergesehene vorbereitet – weil sie das Planbare, die regelmäßigen Abläufe und Routinen so organisiert haben, dass diese von selbst laufen. Und weil sie auf viele mögliche Szenarien bereits vorbereitet sind und nicht nur einen Plan B in der Tasche haben, sondern auch noch einen Plan C, D, E, F …

Doch welche Applikationen gibt es? Worüber sollten Sie jetzt nachdenken? Und wo haben Sie vielleicht sogar dringenden Verbesserungsbedarf in Ihrem Unternehmen?

Block und Bleistift, oder …

Womöglich kam Brecht aber auch zu seiner Schlussfolgerung, weil ihm die Möglichkeiten moderner Planungstools nicht zur Verfügung standen …? ;) – Fakt ist aber: Sicher lässt sich jedes Geschäft auch mit Block und Bleistift, einigen persönlichen Treffen und Gesprächen steuern. In vielen Fällen ist dies auch immer noch für einige Bereich der Fall. Allerdings hat in der heutigen Zeit und in größeren Unternehmen wohl niemand mehr Zweifel daran, dass Planungstools sinnvoll sind. In den meisten Fällen sind diese sogar von existenzieller Notwendigkeit. Das liegt nicht zuletzt an der schnellen Folge von Veränderungen. Ohne sinnvolle Planung kann sich kein Unternehmen mehr in den weltumspannenden, globalen Märkten behaupten.

… moderne Planungslösungen

Welche Applikationen werden dieser Tage im Wesentlichen eingesetzt? Lassen Sie uns schnell einmal auf eine kurze Liste von derzeit am Markt etablierten Planungslösungen schauen. (Diese erhebt übrigens keinen Anspruch auf Vollständigkeit.)

Hersteller von Planungslösungen

• SalesForce.com
• SAP
• JDA Software
• Logility
• SmartOps
• SteelWedge

• Microsoft Excel

Intention: vollständige Abbildung und gute Verzahnung

In allen Fällen handelt es sich bei den Lösungen der oben aufgeführten Hersteller um hoch integrierte, Prozesse abdeckende Komplettlösungen – dieses gilt allerdings mit Ausnahme von Microsoft Excel. Die Intention der Hersteller ist es, einen oder mehrere Planungsprozesse über alle bekannten Bereiche vollständig abzubilden. Hierbei werden Teilprozesse verzahnt und die entsprechenden Daten, wenn notwendig, transformiert und konvertiert.

Während sich einige Lösungsanbieter auf Teilbereiche – wie zum Beispiel die Lagerlogistik oder die Sammlung von Vertriebsinformationen – spezialisieren, decken andere das gesamte Spektrum ab.

Wie nutzen Sie das möglichst effizient?

Ganz gleich, welche davon Sie in Ihrem Unternehmen nutzen: In allen Fällen hat es eine lange Zeit gebraucht und erhebliche Kosten verursacht, bis die entsprechende(n) Lösung(en) in Ihrer Organisation etabliert, kommuniziert und geschult und verstanden waren. Ein Grund mehr also, sich zu fragen, ob und wie Sie sie jetzt und in Zukunft möglichst effizient nutzen.

Microsoft Excel nimmt als Produkt und Lösung hier übrigens eine Sonderstellung ein, weil es über die Jahre nicht nur zu einem unabkömmlichen Arbeitsmittel geworden ist. Sondern in gewisser Weise hat es sich auch als Brückenlösung zwischen den oft vielen Teillösungen etabliert hat. Ich behaupte, in 99.5 Prozent aller Unternehmen spielt Excel für die Planung eine Rolle. Nicht immer und in allen Bereichen ist es jedoch, so wie es genutzt wird, eine Idealbesetzung.

Nun, was aber macht so ein Planungssystem?

Typische Aufgaben eines Planungssystems

• Es sorgt für die Sammlung und Organisation all Ihrer unternehmensrelevanten Planungs- und Steuerungsdaten.
• Es erlaubt die Nutzung dieser Daten im Rahmen von definierten Geschäftsprozessen
  (Beschaffung, Herstellung, Vertrieb …).
• Es forciert die zeitnahe und valide Sammlung von Information.
• Es skaliert Ihre bestehenden Geschäftsprozesse, in dem Echtweltprozesse in die virtuelle Welt verschoben (elektrifiziert) werden, um damit in nahezu Nullzeit ausführbar zu sein – ein Brief mit der Post 1 Tag, eine Mail 1 Sekunde. Unternehmenskritische Entscheidungen können in kürzester Zeit in den bestehenden Ablauf eingefügt werden.
• Entscheider werden zeitnah mit aktionsfähiger Information versorgt und sogar pro-aktiv informiert.
• Leistungsfähige Simulationsmöglichkeiten erlauben die gezielte Planung der Zukunft.

Ihr Unternehmen darf nicht stehenbleiben!

Bei aller Schönheit und Leistungsfähigkeit haben jedoch allen Lösungen auch ein paar  Nachteile. Wie zum Beispiel die Tatsache, dass jeder Prozess, der über eine Software modelliert wird, in seinem kompletten Umfang bei der Erstellung der Lösung vorgedacht und beschrieben wurde. Das bedeutet: Die Umsetzung eines jeden Bereiches ist also nur so gut, wie die seinerzeit bestehende Vorstellung und Vision. Doch kann beispielsweise ein vor 4o Jahren etablierter Prozess noch ausreichend und richtig sein? Solche und andere Fragen müssen von Zeit zu Zeit gestellt werden, damit die Planung und damit das Unternehmen nicht stehenbleiben.

Je nachdem, wie viele Systeme etabliert sind, kommt es häufig zu Inkonsistenzen und Fehlern bei den Daten oder zu Timing-Problemen von abhängigen Geschäftsbereichen. Beispiel: Die Planungsabteilung (Demand) plant auf Monatsbasis und hohem Aggregationsniveau. Die Herstellungseite (Supply) kalkuliert dagegen auf Wochenbasis und ggf. in Verpackungseinheiten.

Im Idealfall hilft hier Ihre Planungslösung, die verschiedenen Ansätze zusammenzubringen. Häufig genug jedoch ist zwar der gesamte Ablauf über ein oder mehrere Systeme abgebildet, allerdings kommunizieren diese nicht optimal miteinander. Je höher der Grad und die Qualität der vorhandenen Integration, desto höher ist die resultierende Effizienz, Marge.

Der Dirigent kann nicht alle Instrumente spielen!

Nur wer virtuos auf den zur Verfügung stehenden Instrumenten spielt, kann sich realistisch mit dem dynamischen Geschehen des täglichen Geschäftes auseinandersetzen und dieses für das Unternehmen zu steuern. Dazu gehört zwingend ein fundiertes Verständnis des “Wie” und des “Warum”. Hier wird der geschulte, das Geschäft verstehende Sachbearbeiter zum Dirigenten. Doch zugleich soll er auch noch das gesamte Orchester darstellen?

Wie viele Instrumente muss dieser Sachbearbeiter bei Ihnen im Unternehmen spielen? Würden Sie nicht zustimmen, dass weniger hier mehr ist, wenn damit alle Prozesse abgedeckt sind?

Fragen, die Geschäftsleitung und Sachbearbeiter jetzt stellen sollten!

Um Veränderung, Straffung und Fokussierung zu erreichen, müssen Sie sich einige Fragen stellen. Die erste und wichtigste in puncto Planungstools lautet: Welche Geschäftsabläufe werden auf welche Weise und mit welchen Tools von wem in welcher Zeitspanne erledigt? Zugegeben, dies ist keine einfach zu beantwortende Fragestellung. Aber schon einige Stichprobenkontrollen können Ihnen wertvolle Informationen hinsichtlich notwendiger Veränderungen liefern. Der Gewinn ist zum einen verbesserte Planungseffizienz insgesamt. Zum anderen haben Sie einen weit weniger gestressten Mitarbeiter, der die nun gewonnene Zeit auf spezielle Geschäftsbereiche ausrichten kann.

Wenn Sie selbst der betreffende Mitarbeiter sind: Fragen Sie sich doch bitte einmal genau, welche Hilfsmittel Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Wie und wofür setzen Sie diese ein? Und wo liegen aus Ihrer Sicht die Bereiche mit fehlender Abdeckung und Integration?

Nur wenn Sie die Dinge differenzierter betrachten und die notwendige Soll-Situation mit der Ist-Situation abgleichen, können Sie gezielte Verbesserungen vorschlagen und selbst einleiten.

Haben Sie dazu Fragen? Dann stellen Sie sie gerne in den Kommentaren unter diesem Beitrag!

Der Autor: Dirk Liebich ist Managing Director und Gründer von Digital Tempus. Digital Tempus betreut mit Standorten in den USA und in Europa weltweit agierende Unternehmen und Konzerne in der Vertriebs- und Operationsplanung.

Kontakt: magazin@digitaltempus.com, www.digitaltempus.de