Warum die Kommunikation mit den Fachbereichen oft so schwierig ist – und was Sie tun können!
Wann immer der Fachbereich mit der IT-Abteilung spricht, hat dieser am Ende häufiger mehr Fragen als vorher. Dies ist keineswegs Absicht und insofern die Betrachtung wert. Was passiert eigentlich in so einer Situation? Und: Gibt es Lösungen für diese oft alles andere als produktive Lage?
Informationstechnologie ist mittlerweile die Basis für fast alle Geschäftsprozesse. Ohne IT läuft in den meisten Unternehmen nichts mehr. Doch für viele ist die Technik zugleich ein Buch mit sieben Siegeln. Der Wissenstransfer gestaltet sich oft schwierig: Die Geschäftsbereiche verstehen zu wenig von der IT, um sich den Fachleuten verständlich zu machen. Die IT-ler hingegen sind nicht immer auch Meister im Erklären, und nicht selten fehlt ihnen umgekehrt die Einsicht in die einzelnen Bereiche.
Räume, Sprache, Wahrnehmung: alles different
Die beiden angesprochenen Bereiche bewegen sich in unterschiedlichen Räumen, sprechen unterschiedliche Sprachen und sogar die Wahrnehmung ist vollständig different. Die IT, soviel Mühe sie sich auch geben mag, wird immer die Problemlösung im eigenen Lösungskontext beginnen. Leider schließt dies schon hier meistens eine für den Fachbereich sinnvolle Lösung aus. Was müsste geschehen?
Lernt die Geschäftsvorgänge verstehen!
Da die Technologie in absehbarer Zeit nicht wesentlich vereinfacht oder gar intelligent werden wird, bleibt nur eine Lösung. Die IT, alle Technologie-Know-how-Träger, müssen auf die andere Seite!
Ja, lernt die Geschäftsvorgänge verstehen! Es ist nicht so schwierig, wie es scheinen mag, und es hilft funktionierende Lösungen zu erstellen. Gemeint ist „funktionieren“ im Sinne der fachlichen Notwendigkeiten.
Beispiele aus dem Leben
- Der Fachbereich braucht schnell verlässliche Daten, denn Fachbereiche und deren Anforderungen sind der Dynamik der Märkte unterworfen, werden durch notwendige Änderungen in der Führungsstrategie zu schnellen Reaktionen gezwungen. Wie aber soll ein Mitarbeiter eine neue Unternehmenssituation planen oder wahrnehmen, wenn die zur Verfügung stehenden Daten von schlechter Qualität, zu alt und nicht auf dem richtigen Aggregationsniveau vorhanden sind? Wenn die kleinste Datenanalyse Tage benötigt und am Ende immer noch keine konsistenten Schlüsse zulässt …
- Jede Frage oder Bitte um Hilfe endet zumeist in der Bitte um die Erstellung eines Anforderungskataloges.
- Den Knopf der Reportapplikation kann man zwar drücken, heraus kommt aber nichts Brauchbares.
- Drei Jahre nach Einführung der wundervollen Planungslösung ist immer noch keine Erleichterung in Sicht, die implementierenden Berater gehören bereits zum Inventar, an die geplante Lösung glaubt niemand mehr.
- „Wer hätte gedacht, dass dieser Hersteller so viele Probleme bereiten würde?“
- Zehn Geschäftsjahre und sechs Firmenübernahmen später ist die vorhandene Systemlandschaft nur noch teuer und träge, aber nicht integriert und praktisch einsetzbar.
- Die weltweit am häufigsten eingesetzte Planungslösung heißt Microsoft Excel! Die Antwort der IT auf die Tatsache, dass die Fachbereiche dieser Welt eine pragmatische Lösung gesucht haben, ist Microsoft SharePoint!? Bitte, was?
Achtung, hier entsteht bestenfalls ein IT-Sumpf. (Microsoft SharePoint ist übrigens eine höchst leistungsfähige Technologieplattform, allerdings sollte der Grund für ihren Einsatz ein anderer sein.)
IT muss Klarheit schaffen
IT definiert sich über Klarheit im Tun und Kontrolle über Komplexität, und das macht auch Sinn. Allerdings nur, solange sie nicht zum Selbstzweck wird. Zu oft verstecken sich unter dem Deckmantel von überschätzten Projektkosten und -zeitrahmen: fehlendes Interesse eine Lösung anzudenken, der Unwille laufende Systeme zu ändern oder sogar fehlende Fachkenntnisse. Änderungen werden unmöglich, weil die IT-Projektgruppe die Kosten so abschätzt, dass die dafür erforderlichen Investitionen nicht wirtschaftlich erscheinen.
IT muss hinzulernen, um zu lehren
Die Anwenderintelligenz muss erhöht werden. Es wird Zeit, dass die Fachbereiche verstehen, wie die zur Verfügung gestellten Anwendungen funktionieren und einzusetzen sind und dies über den reinen Facheinsatz hinaus. Schon ein wenig mehr Grundverständnis geht einen langen Weg. Das kann nur geschehen, indem die IT vermittelnd tätig.
Die Lösung dafür ist einfach, aber leider nicht im bestehenden Konzept der vorhandenen Ausbildung vorgesehen. Die Informationstechnologie muss den Fachbereich hinzulernen – nur auf diese Weise ist eine sinnvolle Verständigung möglich. Der Diplominformatiker wird also im Nebenberuf zum Logistiker, der Fachinformatiker oder Systemintegrator zum Fachmann für Sicherheitsbestandsmengenberechnung oder Fragen aus dem Transportwesen. Warum nicht pro IT-ler einen Fachbereich als zweite Ausprägung?
IT muss „un-technisch“ sprechen
Darüber hinaus muss die IT ihre Technologiegläubigkeit herunterschrauben. (Spielt weiter, aber sprecht nicht darüber!) Sie ist bestrebt, Fachfragen zunächst im Geschäftskontext und ohne Technik zu beantworten. Beide Seiten müssen einen sinnvollen Dialog gestalten können. Dann haben die Fachbereiche die Möglichkeit, ihre Anwendungsspezifikation und die gewünschten Prozesse in entsprechende Schaubilder zu fassen. Nur auf diese Weise hat die IT eine geschäftliche Zukunft. Zumindest die noch klassisch vorherrschende In-House IT. In der Cloud und im Bereich des Out-Sourcings sind viele Dinge schon seit längerem anders geregelt.
IT braucht Rückendeckung
Wahr ist aber auch, dass IT in fast allen Unternehmen der Welt nicht als „Enabler“ gesehen wird, sondern als Kostenstelle. Im Vordergrund stehen nicht die großartigen Möglichkeiten, die eine gute personelle und technische Ausstattung bieten kann. Sondern es werden immer nur die Ausgaben für Hardware, Software und Personal aufgelistet. Sobald etwas einmal nicht klappt, entlädt sich der geballte Unmut auf der IT-Abteilung. Solange dagegen alles rund läuft, erfährt sie kaum Wahrnehmung und Anerkennung. Dann meldet sich niemand – auch nicht lobend.
Nur wenn die IT die nötige Wertschätzung und Rückendeckung aus der Geschäftsleitung und den Fachbereichen bekommt, kann sie sich für den Dialog öffnen. Dazu gehören auch die entsprechenden Ressourcen.
Ein Tipp zum guten Schluss für die Anwender
Ein Tipp noch: Die Sondertaste <F1> startet auf jedem Microsoft-Windows-basierten System die kontextsensitive Hilfe. Ein einfaches und höchst professionelles Mittel um kleine und große Wissensdefizite auszugleichen. Leider wissen dies offensichtlich die Anwender häufig nicht. Hier gilt: Wer lesen kann, ist klar im Vorteil.
In diesem Sinne…
Der Autor: Dirk Liebich ist Managing Director und Gründer von Digital Tempus. Digital Tempus betreut mit Standorten in den USA und in Europa weltweit agierende Unternehmen und Konzerne in der Vertriebs- und Operationsplanung.
